Hvis kolleger og medarbejdere bukker under for stress, fordi der er for få medarbejdere til opgaverne, kan man ikke løse problemet med mestringsforløb, psykologsamtaler og meditation. Det kommer der ikke flere medarbejdere af.
Hvis problemet er, at der er for mange opgaver til for få medarbejdere, så er det dén udfordring, man skal løse. Punktum. Udråbstegn!
Det kan være nok så gode, empatiske ledere med åben dør og tid til sparring. Det løser ikke bare grundproblemet: for mange opgaver og for få medarbejdere.
Nemme, hurtige løsninger
Det problem kan grundliggende løses på 3 enkle måder:
- Ansæt flere medarbejdere
- Reducer antal opgaver
- Sænk kvaliteten af opgaveudførelsen
Bum. Svesken på disken. Men lige så nemt det lyder, lige så vanskeligt eller umuligt kan det imidlertid være i praksis.
For få medarbejdere: Ansæt nogle flere
Det er måske ikke muligt at ansætte flere medarbejdere, fx fordi de ikke findes, fordi der er ansættelsesstop, eller fordi der ikke er økonomi til at ansætte flere. (Man kan spørge, om der er råd til at lade være, men det er en anden sag.)
For få medarbejdere: Reducér antal opgaver
Det kræver både overskud og stamina at reducere antal opgaver. Det bliver let ubekvemt at skulle prioritere og/eller afvise opgaver, men hvis der ikke er medarbejdere til at løse alle opgaver, så har ledelsen pligt til at tage det ansvar på sig. Det følger simpelthen af ledelsesretten*.
* Ledelsesretten er arbejdsgiverens grundlæggende ret til at lede, fordele, tilrettelægge og kontrollere arbejdet. (Septemberforliget 1899)
For få medarbejdere: Sænk kvaliteten
De færreste bryder sig om tanken om at sænke kvaliteten. Her kan det blive uudholdeligt for medarbejderne, medføre moralsk stress, og forværre stress-udfordringerne.
Men man kunne se på, om man “over-udfører” opgaver. Om man laver mere end aftalt og forventet. Scope Creep* kan sagtens snige sig ind i drifts-opgaver i både administration, sagsbehandling og kommunikation.
Hvis ressourcerne er knappe, kan der ofte fremtrylles skjulte arbejdstimer ved at undersøge, om der er Scope Creep på spil.
* Scope Creep er en – ofte uafvidende – udvidelse af en opgaves oprindelige omfang, mål eller leverancer, uden tilpasning af tid, budget eller ressourcer
Hvis du vil undgår at miste medarbejdere til stress og sygemeldinger – eller til dine konkurrenter med bedre arbejdsforhold – så skulle du læse min guide om vidensarbejdere og stress.
Dybdegående, holdbare løsninger
Man kan også forsøge at frigive mere af de eksisterende medarbejderes tid til kerneopgaven. Det kræver, at man ser kritisk på, hvordan men egentlig bruger arbejdstiden, fx:
- Hvor meget pseudoarbejde er der på to-do-listen?
- Hvor meget spildtid er der pga. uhensigtsmæssige arbejdsprocedurer, hvor der opstår flaskehalse og ventetid?
- Hvor meget tid går med unødvendige møder i stedet for opgaveløsning?
- Hvor meget arbejdstid forsvinder i multitasking og forstyrrelser?
Selvom fordeling af opgaver ubetinget falder ind under ledelsesretten, kan der være mange fordele ved at inddrage medarbejderne i netop dét. Medarbejderne kan bidrage med indsigter om, hvordan hverdagen egentlig fungerer og opleves, når man har “hænderne i materien”: De ved bedst, hvor og hvordan de spilder tiden.
Der er også ganske store sekundære gevinster ved at inddrage medarbejderne og give dem indflydelse på tilrettelæggelsen af arbejdet: højere arbejdsglæde, trivsel og motivation – og mindre stress og fravær.
Og det er vel strengt taget dét, som det hele handler om?
Nyhedsbrevet STRESS NED inspirerer til at veksle stress til trivsel
og skabe et arbejdsliv, der er til at holde ud at være i.
Er det ikke dét, vi alle drømmer om?
Kommer i din indbakke hver 2. torsdag