4 råd om mere fokus og færre afbrydelser

Alle vil have mere fokus (fokustid, fokuseret arbejdstid). Man kan have nok så meget tid til rådighed, men hvis man konstant bliver distraheret, vil man sidde tilbage med uafsluttede opgaver, en løse ender og en træt hjerne.

Her får du hjælp til at minimerer afbrydelser og få bedre fokus.

Den største tidsrøver

Afbrydelser er den største tids- og fokusrøver på mange arbejdspladser. Mange jobs kræver, at man er tilgængelige for medarbejdere, kolleger, borgere og andre, der har krav på opmærksomhed. Men vi taler ikke om, hvilke konsekvenser det har for vores tid og fokus, når vi bliver afbrudt i løbet af dagen.

Et eksempel

Endelig er der tid til at fordybe sig i en kompleks opgave. Man er i flow, har de rette formuleringer og løsninger i hovedet og skal lige til at samle enderne, da man bliver afbrudt. På den ene side vil du gerne være nærværende, lytte interesseret og hjælpe. På den anden side mærker du irritationen over at blive hevet væk fra opgaven og nu skal forholde sig til noget helt andet.

20 minutters transittid

Dilemmaet opstår mange gange om dagen, når man bliver afbrudt i opgaver, aktiviteter eller tanker og skal skifte fokus. Når man er færdig med at forholde dig til det, man blev afbrudt af, skal man refokusere på den oprindelige opgave.

Dette skifte kan kaldes for transittid. Det kan tage fra et halvt minut og helt op til 20 minutter at genvinde det oprindelige fokus. Årsagen til den store spændvidde skal findes i kompleksiteten i det, man beskæftiger dig med. Jo mere kompleks en opgave eller aktivitet, desto længere tid tager det at komme tilbage på sporet – dvs. desto mere transittid.

Overvej hvor mange afbrydelser, der opstår i løbet af en dag. Gang det med et sted mellem 30 sekunder og 20 minutter. Det løber op i mange minutters transittid. Evnen til at koncentrere sig og være fokuseret er ligesom en muskel, der skal trænes og vedligeholdes, og hvis dagen er fyldt med afbrydelser og fokusskift, vænner hjernen sig til at være i transit. Den kommer ganske enkelt ud af træning med at være fokuseret.

Mange både ledere og medarbejdere oplever i høj grad en hverdag fyldt med afbrydelser, der stjæler tid og fokus fra deres kerneopgaver, og det koster både på effektiviteten og arbejdsglæden.

Hvis vi vil være nærværende ét sted, må vi samtidig være fraværende et andet sted. Nærvær kræver fravær.

Sådan skruer man ned for afbrydelserne

Løsningen er ikke at fjerne alle afbrydelserne. En del af jobbet er nemlig også at være tilgængelig for spørgsmål, sparring, hjælp etc. Men ikke alle former for afbrydelser er lige vigtige, og heri ligger løsningen. Find ud af, hvilke afbrydelser, der med fordel kan reduceres eller helt fjernes.

1. Hvad afbryder og stjæler fokus

Ofte er der nogle åbenlyse eksempler såsom støj, ringetoner på telefonen, pling-lyde fra e-mails og snak på kryds og tværs. Nogle mennesker har flere ord i sig end andre, og derfor kan snak føles som en fokusrøver for kolleger uden samme snakkebehov.

Mange e-mails i løbet af arbejdsdagen kan også være en fokusrøver, hvis man tror, at det er nødvendigt at besvare dem, så snart de lander i indbakken.

Ved at starte en samtale om afbrydelser bliver det legitimt at tale om, hvordan de påvirker, og I kan begynde at lede efter efter tids- og fokusrøverne. På denne måde kan I begynde at indkredse, hvad der forstyrrer jer og hvor I skal sætte ind.

2. Husk vi er forskellige

Vores sanseapparat er unikt, og derfor påvirker afbrydelser os på forskellig vis. Fx har nogle mennesker en misundelsesværdig evne til at lukke auditive forstyrrelser ude. De kan nærmest beslutte sig for ikke at høre efter, når andre taler i nærheden af dem.

Imidlertid er det ikke alle, der besidder denne evne. For nogle kan selv en lavmælt samtale langt fra dem virke forstyrrende. Selvom samtalen ikke involverer dem, vil deres hørelse alligevel opfatte brudstykker, der leder deres tanker hen på alt andet end det, de er i gang med.

Vi er alle forskellige. Derfor nytter det ikke at sige til en medarbejder, der er plaget af auditiv støj, at vedkommende blot skal træne sin evne til at lukke forstyrrelser ude.

Vær lydhør over for forskelligheder og prøv at finde alternative løsninger sammen. For nogle hjælper det fx at sidde i et hjørne eller op mod en væg, hvor støj fra storrummet er mindre. Måske er det muligt at indrette et stillerum, når opgaverne kræver ekstra fokus og koncentration.

3. Find også de mere subtile afbrydelser

Ikke alle afbrydelser er lige åbenlyse. Sommetider konstaterer vi blot, at det er svært at finde og fastholde fokus. Et godt eksempel er synssansen, der registrerer visuelle input. For nogle mennesker virker disse input forstyrrende og gør det svært at fastholde fokus på det, de er i gang med. Visuelle forstyrrelser spænder vidt fra ting i vores synsfelt, rod og bevægelse til skarpt eller uskarpt lys og farver.

4. Aftal hvordan afbrydelser fjernes eller reduceres

Når I har dannet jer et overblik over, hvad der forstyrrer, kan I systematisk gå i gang med at fjerne og reducere afbrydelserne. Måske skal I fjerne visuel støj ved at rydde op på skriveborde og i fællesarealer. Hvis auditive forstyrrelser er et problem, kan det hjælpe at lave nogle retningslinjer for, hvordan I kommunikerer med hinanden. I kan aftale, at det er ok at afvise en afbrydelse, hvis man er fordybet i en krævende opgave. Eller gøre det er muligt at arbejde hjemmefra; eller benytte sig af et mødelokale eller et stillerum efter behov.

Der er masser af muligheder for at skrue ned for afbrydelserne og op for fokus. Færre afbrydelser og et stærkt fokus giver jer også mere tid og øget arbejdsglæde. Tilbage er så blot at starte samtalen om, hvordan I sammen kan skabe gode arbejdsbetingelser for hjernen.

Artiklen er baseret på bogen: “Fokus” af Trine Kolding.