Digital stress

Hvad er digital stress?

Digital stress er stress pga. af digital teknologi. Stress kan opstå, fordi det er svært håndtere ny teknologi, eller fordi man har en ukritisk tilgang til ny teknologi.

Arbejdsmæssigt opstår digital stress især, fordi både medarbejdere og ledere bliver påvirket af forpligtelser og uklare ansvarsområder i forbindelse med ny teknologi. Fx kan indførelsen af et nyt IT-system uden tilstrækkelig oplæring føre til frustration og usikkerhed, fordi medarbejderne skal lære det nye system og samtidig nå de daglige opgaver – måske endda i et gammelt system.

Digital stress opstår oftest pga. faktorer fra én eller flere af fire kategorier:

1. Teknologien
2. Krav udefra
3. Arbejdsopgaverne
4. Tankegang

Teknologien

1. Mængden: Antallet af digitale teknologier stiger på danske arbejdspladser. Det betyder at medarbejdere og ledere skal forholde sig til mange forskellige teknologier på én gang.
2. Integrationer: Det er ikke altid nemt at få forskellige teknologier til at kommunikere ordentligt, og det giver ekstraarbejde.
3. Kompleksitet: Digital teknologi skal helst være intuitivt. Men nogle teknologier kræver baggrundsviden og særlig erfaring. Mange medarbejdere ender med at sidde i systemer, der har alt for mange funktioner i forhold til, hvad der er brug for.

Krav udefra

1. Dokumentation: Stigende brug af digital teknologi medfører flere krav til dokumentation, fordi det er blevet nemmere at dokumentere arbejdet digitalt. De stigende krav til dokumentation bidrager til digital stress.
2. Cybersikkerhed: Hackerangreb og datalæk kan lægge en organisation ned. Medarbejderne skal derfor også trænes i at genkende svindelmails og -links, samt hvilke oplysninger de må og absolut ikke må videregive. Presset for ikke at være skyld i et sikkerhedsbrud kan være stressende og angstprovokerende.
3. GDPR: EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) stiller nogle specifikke krav om behandling af persondata. Det har givet nye processer og regler i forhold til opbevaring af data, og et øget pres på de involverede medarbejdere.

Disse vilkår påvirker ofte vidensarbejde. Læs mere om vidensarbejdere og stress: Vidensarbejdere og stress.

Arbejdsopgaverne

• Ændrede arbejdsopgaver: Digitaliseringen ændrer jobfunktioner. Nye opstår, andre forsvinder. Digitale teknologier kan også forenkle arbejdsrutiner, så der er behov for færre medarbejdere, eller medarbejderne får nye roller.
• Digital kommunikation: Internettet gør det muligt at kommunikere på tværs af tid og sted. Det betyder, at det er nemmere at kommunikere, men også at man skal forholde sig til meget information, der ikke altid er lige relevant.
• Indførelsen af ny teknologi: Det kræver tilvænning at indføre ny teknologi på arbejdspladsen. Derfor er der i starten brug for flere ressourcer, så medarbejderne kan blive fortrolige med systemet og de nye arbejdsrutiner. Det er bare ikke alle steder, at man får de ekstra ressourcer.
• Overvågning: Digitale teknologier gør det nemmere at overvåge medarbejderne. For eksempel hvornår de logger på og af, og hvor de befinder sig. Samarbejdsplatforme som fx Teams gør det tydeligt for enhver, hvem der er logget på og hvem der ikke er. Det kan føles invasivt og som en reel overvågning for både ledere og medarbejdere.

Tankegang

1. Arbejde uden grænser: Tidligere havde man en afgrænset arbejdstid, fordi man kun kunne arbejde på den fysiske arbejdsplads. Nu er det muligt at arbejde uafhængigt af tid og sted, og mange har mulighed for at logge på derhjemme. Det betyder, at medarbejderne fx ikke altid behøver at tage en fridag, hvis de er syge eller har barn syg. Samtidig kan det opleves som et krav, at man altid er tilgængelig, og man holder derfor aldrig rigtigt fri.
2. Arbejdet skal gå hurtigere: De hurtige kommunikationsformer betyder, at arbejdstempoet også er steget, og at flere og flere opgaver ses som tidskritiske, uanset om de reelt er det eller ej. Det er svært at følge med og nå det hele.
3. Afhængighed: Nogle medarbejdere har svært ved at slippe arbejdet, når de har fri. Nogle bliver afhængige af at arbejde, fordi det giver prestige at være tilgængelig hele tiden. Det viser man fx ved at sende mails sent om aftenen eller tidligt om morgenen. Den tendens er kun blevet værre.

5 råd til at forebygge digital stress

Håndteringen af digital stress er en kontinuerlig proces, ikke en éngangs-indsats. Her er fem råd, der kan hjælpe med at skabe et arbejdsmiljø uden digital stress.

1. Sæt tid af

Begynd med at sætte tid af til arbejdet med digital stress. Det omfatter også planlægning og afholdelsen af møder om emnet for at sikre en vedvarende indsats.

Det er en god idé at indføre regelmæssige møder i starten, fordi nogle tiltag har brug for mere opmærksomhed. Det kan fx være nødvendigt at følge op på en ny email-rutine for at sikre, at den bliver fulgt, og at medarbejderne oplever en forskel.

2. De digitale stressfaktorer

En stor del af indsatsen mod digital stress handler om at forstå de faktorer, der er på spil. En nærmere undersøgelse af de relevante stressfaktorer er nødvendig. Både for at håndtere eksisterende digital stress, og for at forebygge digital stress fremadrettet.

Stressfaktorerne længere oppe i artiklen kan være en hjælp til at identificere hvilke faktorer, der er relevante.

3. De sociale forpligtelser

Udover de allerede nævnte stressfaktorer, er der også nogle sociale forpligtelser på arbejdspladsen. De opstår som følge af arbejdspladsens kultur: Hvilke implicitte krav stiller arbejdspladsen til sine ansatte generelt? Hvad vil det sige at være en god medarbejder? En god kollega?

De sociale forpligtelser kan også bidrage til den digital stress, og at forstå hvordan medarbejdernes adfærd og interaktioner skal leve op til de forpligtelser, er også en del af processen. Nogle sociale stressfaktorer er fx:

1. Medarbejderne skal kunne arbejde med og håndtere digital teknologi
2. Medarbejderne skal kunne vise overskud og have overblik over en masse forskellige digitale teknologier og samtidig være effektive i deres arbejde
3. Medarbejderne skal være til rådighed og vise engagement over for kolleger og ledere

Ovenstående sociale stressfaktorer kan alle bidrage til digital stress, og de kan være et godt grundlag for at undersøge hvilke sociale forpligtelser, der især gør sig gældende. Det kan også vise sig, at nogle af dem ikke er reelle, men blot nogle medarbejderne tror, eksisterer.

4. Prioritér indsatsen

Når både de digitale og de sociale stressfaktorer er identificerer, skal de prioriteres. Nogle skal håndteres her og nu, mens andre kan vente lidt. 

Det er essentielt, at man ikke ender med at fokusere på overfladiske løsninger, der ikke adresserer de underliggende grunde til digital stress. Det betyder fx , at det ikke er nok bare at udarbejde regler for besvarelse af mails og anden online kommunikation. Der skal mere til.

Spørg medarbejdere, hvilke faktorer de finder mest belastende, og som organisationen realistisk set har kapacitet og ressourcer til at håndtere. På den måde blive indsatsen for at mindske digital stress mere effektfuld og målrettet.

5. Følg op

Det er en løbende proces at håndtere digital stress, og derfor skal man evaluere og følge op på de igangsatte tiltag. Der findes ingen universelle løsninger, og det er derfor vigtigt at være konkret, fleksibel og åben i processen.

Digitale teknologier bliver ved med at udvikle sig, og derfor forebyggelsen af digital stress hele tiden tilpasses parallelt med den digitale udvikling. Slutmålet ligger ikke fast, men ændrer sig over tid.

Denne artikel er inspireret af bogen ”Digital stress på arbejdspladsen” 
af Raluca A. Stana og Hanne Westh Nicolajsen.

Vil du have det fulde billede? Læs mere om Vidensarbejdere og stress ➡️