Mindre stress med 5 enkle greb

Alle ønsker en tilværelse og en arbejdsdag med mindre stress.

Fleksibilitet

Det er forskelligt fra person til person, hvor man ønsker sig mere fleksibilitet, for at få en hverdag med mindre stress. De to vigtigste ting er:

• Fleksibel arbejdstid
  Morgener og eftermiddage er hektiske for mange (myldretid, hente/bringe børn, købe ind etc)
• Fleksibelt arbejdssted
  Mulighed for at arbejde hjemmefra

Gode rammer

Hvis man har gode rammer for arbejdsdagen, kan man bedre løse sine opgaver med mindre stress. De gode rammer er fx:

• Ansvar for og indflydelse på eget arbejde
• Feedback-kultur
• Uforstyrret arbejdstid
• Ro, støjfri, snakkefri
• Støjskærme

Struktur på arbejdsdagen

Mange klager over for mange møder, for lidt arbejdsro eller fokuseret arbejdstide, at det er umuligt at komme til at tale med kolleger/chefer uden at booke en møde om 1-2 uger.

Man kunne i stedet forsøge med faste “bånd” (time slices) hen over dagen. Hvis det bliver er fælles struktur for hele kontoret, afdelingen eller virksomheden, kan man virkelig få mindre stress og høste nogle tidsmæssige gevinster:

• Morgenbånd indtil kl. 9:30: Flextid (team-møder, stands, åben-dør, mails etc.)
• Formiddagsbånd kl. 9:30-11-30: Fokuseret arbejdstid (fx 4*Pomodoro)
• Frokostbånd kl. 11:30-13:00: Frokostpause + mails etc.
• Mødebånd kl. 13-15: Foretrukket tidspunkt for møder eller åben-dør
• Eftermiddagsbånd efter kl. 15:00: Flextid (team-møder, åben-dør, mails etc.)

Mødekulturen

De mange møde fylder hos mange. Der er vist ikke nogen, der mener man holder for få møder? Hvis kvaliteten af møderne blev bedre, hvis formålet var tydeligere, og hvis de blev holdt skarpere, kunne man nøjes med færre af dem, og dermed mindre stress. Det er svært at afgøre, hvad der kommer først: bedre møder eller færre møder.

Man kan overveje at sætte ind på begge fronter. Det giver samlet set en hurtigere indkøring, og de to tendenser forstærker hinanden:

• Hvornår ligger de interne møder? – Fx om eftermiddagen: kl. 13-15?
• Hvor længe varer et møde? 20 minutter eller 45 minutter – og alle møder starter kl. hel eller halv.
  På den måde sikrer man, at “pausetiden” eller “transitionstiden” ikke igen fyldes med møder.
• Der inviteres kun mødedeltagere, der har en nødvendig viden eller beslutningskompetence.
• Alle møder har en dagsorden, som mødelederen udsender med mødeindkaldelsen.
  For evt. faste møder (der fastholdes) fremsendes dagsorden fx 2 arbejdsdage inden mødet.
• Møder uden dagsorden og beslutningskompetence, aflyses.
• Alle møder har en mødeleder, der har ansvar for at man holder sig til dagsordenen og inden for tidsrammen.
  Mødelederen kan normalt ikke også være referent.
• Der skrives altid referat fra alle møder. Ofte er et beslutningsreferat tilstrækkeligt: Hvad er besluttet, hvem skal gøre hvad, og hvordan følges op? Det anbefales at bruge et elektronisk værktøj, så referatet tilgås online; ikke via mail. (Sikre: One Source of Truth.)
• Orienterings-/informationsmøder aflyses generelt og erstattes af mail, video eller nyheder på intranettet.
  Stormøder bør virkelig være en undtagelse, som skal godkendes af ledelsen.

De uskrevne regler

Der er næsten ikke noget der stresser mere, end uskrevne regler og uudtalte forventninger. Hvis det ikke står i personalehåndbogen, er det på tide at tage fat på emnerne, så der kan komme ro på både regler og forventninger – og man får mindre stress:

• Hvornår er man generelt tilgængelig (arbejdstid vs. fritid)?
• Hvornår og hvordan bruger man hvilke kommunikationskanaler?
• Hvilke kanaler er til hvad og hvornår, og hvad er responstiden?
  1-2 arbejdsdage, samme dag eller med det samme?
  
  Man kan måske bruge en trafik-analogi:
  • Mail svarer til almindelig kørsel som biler & cykler: De kommer frem i almindeligt tempo, og stort set efter tur
  • Chat svarer til prioriteret kørsel som busser: De har forrang i visse situationer
  • SMS/telefon svaret til vigtig-/haste-kørsel som udrykningskøretøjer: Altid 1. prioritet; alt andet skal vige
  • Som i trafikken kan der være bøder for at “lade som om”, man er noget, man ikke er.
    Hvad skal jeres “bøder” bestå i?