Pomodoro – sæt fokus på opgaven

Har du mange opgaver? Er det svært at komme i gang med dem? Eller gøre dem færdige? Er der mange afbrydelser? Mangler du arbejdsro?

Så er Pomodoro måske noget for dig. Pomodoro-metoden kan hjælpe med at holde fokus, styrke koncentrationen og dermed nå mere i et givent tidsrum.

Det lyder så simpelt, at man let kommer til at tænke, at det er noget værre fis, og at det umuligt kan gøre nogen forskel for dig og din arbejdsdag. Dertil kan jeg kun sige: Ja, det er så simpelt, og ja, det virker!

Du behøver ikke tage mine ord for gode varer. Du kan jo bare prøve det selv. Det koster faktisk ikke noget, så hvad har du at tabe?

Hvorfor hedder det Pomodoro

Hvad kan Pomodoro gøre for dig

Pomodoro er et løfte til dig selv: I de næste 25 minutter arbejder du kun på én enkelt opgave. Det er genvejen til hurtigt at komme i flow. For mig – og sikkert for mange andre – kan det være en udfordring at undgå overspringshandler.

Når jeg skal i gang med noget nyt, stor, svært eller komplekst, får jeg en ubændig trang til pludselig at lave alt muligt andet. Men opgaven løser ikke sig selv, deadline nærmer sig, og så har man brug for en teknik, der hjælper med at holde snuden i sporet. Her kan Pomodoro hjælpe.

Hvad er Pomodoro?

Pomodoro kan hjælpe dig med at holde fokus. Du vælger din næste opgave, sætter et ur til at tælle ned fra 25 minutter og dedikerer så dig selv til at arbejde fokuseret indtil uret ringer. Mere enkelt bliver det ikke. Du kan indføre det med det samme: 25 dedikerede minutter.

Hvis du går du i stå, føler trang til en overspringshandling eller kaffekoppen pludselig er tom, så skal du minde dig selv om, at du har sat uret, fordi du har en vigtig opgave. Kast et blik på uret: 7 minutter tilbage. Det kan du godt holde ud.

Uret minder dig om, at du besluttet at arbejde fokuseret på den valgte opgave i 25 minutter. Du kan fint klare de 25 minutter. De passer nemlig ret godt med, hvor lang tid din hjerne kan køre, før du trænger til en pause.

Svigter dit fokus lidt undervejs, så kigger du bare ud af vinduet eller ud i luften, indtil du er klar igen. Det er helt normalt, du gør ikke noget forkert.

En cyklus består af op til 4 Pomodoro’er

En Pomodoro-cyklus består at op til 4 Pomodoro’er. Man arbejder 25 minutter, holder så pause i 5 minutter, og så gentager man op til fire gange. Efter fjerde Pomodoro holder man en længere pause på 20-30-40 minutter. Tid nok til at spise frokost eller gå en tur.

I begyndelsen kan det være nødvendigt med en lidt længere pause til sidst, og det er helt i orden. Du har lige koncentreret dig i to timer, så især i begyndelsen har du brug for det. De kan også være du bare skal begynde med 2-3 Pomodore’er, for det kan godt kræve lidt tilvænning.

Det er ikke et mål, at fylde hele dagen ud med Pomodoro’er. Der skal også være tid til møder, snak med kolleger, samarbejde, teamarbejde, telefonsamtale osv. De fleste trives fint med en Pomodoro-cuklus om formiddagen, og så resten af dagen til andre ting

Men prøv det: Flere sammenhængende Pomodoro’er gennem nogle uger. Måske ikke hver eneste arbejdsdag, men i hvert fald et par gange om ugen. Det kan godt kræve lidt viljestyrke at holde fokus på én opgave, men som med alt andet: jo mere man øver sig, desto lettere bliver det.

Hvorfor virker Pomodoro?

Pomodoro virker effektivt, fordi metoden understøtter at:

1. Du fokuserer på én udvalgt opgave
2. Du holder pauser
3. Du er nødt til at bryde store opgaver ned i mindre dele

1. Du fokuserer på den udvalgte opgave

Den store fordel ved Pomodoro er, at du bevidst vælger kun at fokusere på én udvalgt opgave i den næste 25 minutter. Hvis du går du i stå undervejs, begynder du ikke på noget andet. Du må kigge op i loftet, stirre ud i luften eller lade øjnene hvile på Pomodoro-uret. Du øver dig i at holde fokus på én enkelt opgave ad gangen.

Det er helt i orden – og meget normalt – at gå i stå. Det er kun et problem, hvis du begynder på noget andet. For selvom det andet måske også er en vigtig opgave, så er du helt grundlæggende på vej ud i switch-tasking. Som jeg har skrevet i en anden artikel, så er switch-tasking hverken effektivt eller sundt for din hjerne.

2. Du holder velfortjente pauser

Overspringshandlinger og pauserne mellem hver Pomodoro har noget tilfælles. Det er begge to afbræk i arbejdet. Men de er også helt forskellige. For det er meget sjovere efter en intens arbejdsperiode på 25 minutter at holde en velfortjent pause, hvor må gøre lige hvad du vil i fem minutter. Den velfortjente pause er bedre end skyldfølelsen over at være endt med endnu en overspringshandling.

Så nyd de fem minutter, der er mellem hver Pomodoro. Du har fortjent pausen. Ligesom du i særdeleshed har fortjent en længere pause, når du har lavet fire Pomodoro i træk.

3. Du bryder opgaverne ned i små bider

Meget få arbejdsopgaver kan løses på 25 minutter. Så forberedelsen til at få succes med Pomodoro, er at få klippet de store opgaver over i mindre dele. Da jeg skulle skrive denne artikel, stod der indledningsvist ”Skriv artikel om Pomodoro”. Det var nok lige ambitiøst nok at tro, at det kunne gøres på 25 minutter. Så jeg måtte gå til opgaven på anden vis.

Min To-Do-liste kom derfor til at se sådan ud:

• Lav research på Pomodoro
• Lav en disposition for artiklen
• Skriv Indledning
• Skriv hovedafsnittene
• Skriv afslutning
• Find illustrationer
• Læs korrektur
• Lav materiale til download
• Publicer på websiden

Alt i alt er der nok opgaver til 1-2 dages arbejde. (Og det kom til at passe meget godt!)

Nogle gange skal man også bare huske på, at ”en opgave tager den tid, der er sat af til den”, jf. Parkinsons Lov. Især når man arbejder for sig selv. Det kan være ganske sundt at sætte sig for at gøre det så godt, man kan inden for en bestemt, afgrænset tidsramme (”timeboxing”).

Har du brug for Pomodoro?

Hvis en eller flere af disse frustrationer fylder i din hverdag, så kan du få noget ud af at prøve Pomodoro:

• Mange forstyrrelser: Fx email eller kollegasnak, der virker meget mere interessant end den opgave, du burde løse. Pomodoro hjælper dig med at fokusere på én opgave ad gangen og udsætte forstyrrelserne til senere. Det er sundt for hjernen.
• For lidt tid i løbet af dagen: Når du bruger Pomodoro, arbejder du med tiden. Du bliver sikkert overrasket over, hvor meget du egentlig kan nå på 25 minutter.
• Svært at afslutte opgaver: Når opgaver bliver svære, så bliver det pludselig ekstra fristende at starte på noget andet. Det behøver ikke være overspringshandlinger. Det kan også bare være andre vigtige opgaver, du tager hul på. Imens den aktuelle opgave får lov at ligge. Pomodoro hjælper dig med at udvælge ét fokus og holde det.
• For træt og uinspireret: Pomodoro er en opfordring til at holde rigtige pauser. Hvis det du løser opgaver og holder kaffepauser i én pærevælling, får du ikke rigtigt genopladet energien. Brug pausen, kom op at stå eller gå en tur.
• Dårlig balance mellem arbejde og fritid: Pomodoro kan hjælpe dig med at nå (flere af) dine opgaver, så du kan holde fri, når du har fri. Men det handler også om at planlægge arbejdsdagen med en realistisk mængde opgaver. Når du tvinger dig selv til at bryde opgaverne ned i 25-minutters intervaller, så får du samtidig et mere realistisk billede af, hvad du reelt kan nå i løbet af en arbejdsdag.

Husk pauserne

Hver Pomodoro udløser en pause. Det er vigtigt. Både fordi de små fortjente pauser er meget bedre end den dårlige samvittighed over en overspringshandling. Men også fordi din hjerne trænger til det. Nyd de 5 minutter, hvor du gør lige det, du har lyst til.

De korte pauser hjælper dig til at samle ny energi, så du må ikke springe de korte pauser over. Rejs dig op, kom væk fra skrivebordet, gå på toilettet, drik noget vand eller andet, og så er du klar igen.

Hvis du fortsætter med flere Pomodoro’er, er det vigtigt at holde en længere pause (min. 30 minutter), når du har haft max. 4 Pomodoro’er i træk. Hold mindst 30 minutters pause, sådan at din hjerne kan hvile sig lidt, inden du skal i gang igen. Ellers ender det med, at hjernen bliver overanstrengt, og det er ikke hensigten.

I begyndelsen skal de lange pauser måske være længere end 30 minutter, og du skal heller ikke nødvendigvis fylde hele dagen ud med Pomodoro’er. Pomodoro skal være en hjælp, ikke en (yderligere) belastning.

Tilpas Pomodoro til arbejdspladsen

På mange arbejdspladser vil det ikke være praktisk muligt at lægge mere end én Pomodoro-cyklus (3-4 Pomodoro’er) ind i løbet af arbejdsdagen. Måske er det heller ikke muligt at lægge fokuseret arbejdstid hver eneste dag, og måske er det heller ikke muligt at holde mere end 2-3 Pomodoro’er i træk.

Det gør ikke noget. Alt tæller. Det vigtigste er at afprøve metoden over nogle uger og evaluerer og tilpasse metoden, så den passer den enkelte arbejdsplads.

Sæt Pomodoro-uret, så det er synligt

Det er vigtigt, at dit Pomodoro-ur er synligt for dig, fordi:

• Selve uret hjælper dig med at holde fokus
• Du vil forsøge at gøre opgaven færdig på de 25 minutter

Det er desuden bedre at stirre tomt ind i Pomodoro-uret et par sekunder/minutter, end at gå i gang med indbakken eller en helt anden opgave.

Forberedelse er nøglen til succes

• Sluk telefonen (indtal besked på svareren, om at du ringer tilbage, fx efter kl. 12)
• Luk alle mail- og chat-programmer
• Sæt din kalender til at vise, at du er optaget
• Slå ”Vil ikke forstyrres”-funktionen til på din pc

Jo flere personer, kontorer og afdelinger på arbejdspladsen, der arbejde i samme Pomodoro-intervaller, desto større respekt kommer der om den fokuserede arbejdstid, og desto større effekt får man af metoden.

nogle arbejdspladser har man en Rød/Grøn markering (med et skilt eller en lampe) ved den enkeltes plads, så man på lang afstand kan se, om man må forstyrre eller ej.

Pomodoro-ure

Jeg synes personligt et fysisk minutur er en god idé. Så kan man følge med i nedtællingen uden at skulle have fat i sin telefon, klikke på sin pc eller andre “fristelser”.

Til kontorbrug findes der nogle større ure, som kan sættes op på en central plads, så alle har den sammen nedtælling.

Hvis du foretrækker at bruge din telefon, tablet eller pc til nedtællingen, findes der virkeligt mange apps – bare søg på Pomodoro. Men du kan jo også bare bruge den indbyggede timer i en af dine enheder. Det behøver ikke være så svært.

Hvad gør du så nu?