En mere produktiv arbejdsdag – så timerne ikke bare fordamper

Du slukker computeren. Dagen er overstået. Du har haft travlt – det er der ingen tvivl om – men hvis nogen spurgte dig, hvad du egentlig nåede i dag, ville du tøve lidt for længe, inden du svarede.

Det er ikke dovenskab. Det er ikke mangel på vilje. Det er en bare sådan arbejdsdagen ser ud for mange: din opmærksomhed bliver hele tiden kapret af noget andet end dét, du er i gang med.

Jeg har før skrevet om Pernille Garde Abildgaard (hende med virksomheden “Take Back Time”, bogen “Brænd hamsterhjulet” og fortaler for 4 dages arbejdsuge). Nu er hun aktuel med en ny bog “Vind dagen”, og det er derfra dagens pointer er hentet. De resonerer også med mine egne erfaringer og tanker, og så er det jo let at henvise til andre.

Arbejdsdagen som den ser ud for mange

Opgaverne er blevet flere, tempoet er steget, og koncentrationen har stadigt sværere vilkår – mens mail, notifikationer og sociale medier konstant trækker os ud af det, vi egentlig er i gang med.

I den virkelighed er det vigtigt, at vi ikke forledes til at tro, at vi skal arbejde hårdere eller længere. Vi skal – med en gammel floskel – arbejde klogere, smartere. “Work Smarter, not Harder.” Det lyder næsten for smart, men her kommer et forslag til, hvordan man kan gøre.

Dagens “byggeklodser”

Arbejdsdagens timer er ikke lige meget “værd” – men vi kan med ganske enkle greb bruge de gode timer langt bedre. De timer, der er mest værd, er dem, hvor du er mest frisk, arbejder bedst og lettest kommer i “Flow”. For den store gruppe er det tidligt på dagen. For en lidt mindre gruppe er det om eftermiddagen, og for den mindste gruppe er det sidst på dagen. I en anden artikel kalder jeg det tykke og tynde timer.

Jeg skriver til den store gruppe her, men hvis du har andre præferencer, bytter du bare rundt på “byggeklodserne”, som du nu finder bedst.

• Dit arbejds-helle: Blokér dine bedste arbejdstimer til dit vigtigste arbejde. For den store gruppe er det om formiddagen. Undgå at tjekke mails som det første. Så undgår du at starte dagens arbejde med at få kastet alle mulige ting i hovedet og fjerne fokus fra dit planlagte arbejde.

• Tjek mails på faste tidspunkter. Hvis du arbejdes bedst tidligt på dagen, så vent med at tjekke mails til efter dine “guld-timer”.
  E-mails er ofte andre menneskers førsteprioritetsopgaver. Det er sjældent dine egne – med mindre du venter svar fra nogen.
  Prøv af hvilke tidspunkter, der er bedst for dig, men før (eller efter) frokost og igen inden arbejdsdagen er helt slut, virker godt for mange.

• Hold faste pauser. De naturlige pauser er stille og roligt forsvundet fra arbejdsdagen – og det koster meget mere, end vi tror.
  Prøv at holde 10 minutters pause for hver 50 minutters arbejde. Ikke for hyggens skyld, men fordi hjernen ikke fungerer uden restitution. Hvis du arbejder efter Pomodoro-teknikken, ligger der 5 minutters pause for hver 25 minutters arbejde. Same-same.

Planlæg en mere produktiv arbejdsdag

• Skriv ned, hvilken opgave du vil starte med i morgen – gør det i dag, inden du lukker computeren ned.
• Sæt 2 faste tidspunkter af til at tjekke indbakken (fx kl. 11:00-11:30 og kl. 15:00-15:30), og sluk notifikationer resten af dagen.
• Book 10-minutters pause kl. 10 og 14 i din kalender – og betragt dem som møder, der ikke kan aflyses.
  De kan måske flyttes lidt, men ikke aflyses – de er alt for vigtige for din hjerne og din arbejdskapacitet.
• Hold koncentrationen på én opgave ad gangen. Langt det meste kan godt vente 20-30 minutter. Og tro mig, der er rigtig mange ting, der forsvinder eller “går andre steder hen”, hvis du ikke kan se på dem med det samme. Det er rent win-win.