For travlt til pauser?

Du har aldrig for travlt til pauser!

Pauser er helt essentielle for at vi kan holde til det høje arbejdstempo. Hjernen har brug for pauser til at omsætte de mange informationer til konstruktive løsninger. Uden pauser brænder hjernen sammen. Uden pauser brænder vi sammen!

En femtedel af akademikerne i det offentlige har for travlt til at spise frokost én eller flere gange om ugen. Det er det de sørgelige tal i en frisk undersøgelse fra fagforeningen DM. En femtedel.

Ofte skyldes det, at de er indkaldt til møder. Møderne hober sig op omkring frokosttid, fordi det er dér, der oftest lige er huller i kalenderen. Ja… Det er jo dér, den efterhånden eneste “tilladte” pause ligger; som ledig tid i kalenderen. 

Når man samtidig taler mere og mere om vigtigheden af pauser, tid til restitution og risikoen for udbrændthed. Så bliver mismatchet mellem hensigt og realitet himmelråbende.

Det skal stoppe. Nu. Som i LIGE NU!

For travlt til pauser = kaos

Ingen pauser og væg-til-væg-møder hele dagen. Man be’r jo om at få udbrændte og stressede medarbejdere, at få sygemeldinger i hobetal, stor personaleomsætning, mangel på erfarne medarbejdere, fejl i sagsbehandlingen, faldende produktivitet, lange sagsbehandlingstider, og hvad har vi ellers…

Er der ikke snart en voksen, der kan trække i nødbremsen? For det går jo simpelthen ikke i længden.

Men hvor og hvordan skal man snart begynde?

For travlt til pauser: NEJ, begynd her

Jeg har 3 bud på gode steder at begynde:

1. Gør frokostpausen “hellig”
2. Begræns møderne
3. Inddel arbejdsdagen i: fokustid, mødetid og samarbejdstid

For travlt til pauser? NEJ, gør frokostpausen hellig

Alle har ret til at holde frokostpause, så læg 1/2 time ind i kalenderen midt på dagen hver dag som “optaget tid”.

Aftal gerne hvordan I fordeler det: Skal der være nogen til at tage telefoner, betjene kunder/borgere etc. – eller kan man holde fælles frokostpause?

Det er sådan set lige meget, om man spiser frokost eller ej – det er selve pausen, der er vigtig.

Pauser for viderekommende 

Nu man har taget hul på snakken om pauser, så er det måske også på sin plads at lave en egentlig pausepolitik, fx:

1. Pauser er vigtige, nødvendige og tilladte
2. Pauser skal holdes. De kan evt. rykkes lidt, men de kan ikke aflyses
3. Pauser holdes på forskellig vis, men aldrig ved at sidde med en skærm
4. Pauser er restitution, ikke dovenskab
5. Pauser må gerne være sociale
6. På denne arbejdsplads holder vi:
   • Formiddagspause (15 min. omkring kl. 10)
   • Frokostpause (1/2 time omkring kl. 12) og
   • Eftermiddagspause (15 min. omkring kl. 14:30)
7. Man må gerne holde flere, individuelle småpauser (ca. 5 min.) i løbet af dagen

På denne måde får man italesat, at det er normalt – og tilladt! – at holde pause.

For travlt til pauser? NEJ, skær ned på møderne

Nogle af de største beklagelser fra mange medarbejdere – både i det offentlige og det private – er, at der er alt for mange møder, og at man ikke har tid til at udføre sine arbejdsopgaver. Møderne er tit både for mange og for lange.

Begynd med at aflyse alle faste, tilbagevendende møder. Hvis møderne er vigtige – ikke bare bekvemme, men ægte vigtige – må de indkaldes igen. Men nu må de kun vare 20 minutter; i undtagelsestilfælde måske 45 minutter.

Det stiller krav til mødedisciplin for alle, men den kortere mødetid, giver mindre plads til slendrian og udenomssnak.

Vær kritisk med hvem der inviteres: Et møde er et beslutningsforum, så der skal være beslutningskompetence til stede. Hvis mødet ikke kan træffe beslutninger, er det spild af tid og skal aflyses.

Hvis et møde kan erstattes af anden kommunikation, holdes mødet ikke. Dvs. det er slut med orienteringsmøder o.lign.
Information kan deles på mail eller intranettet.

Møder for viderekommende

Lav en mødepolitik, fx

1. Der er altid en dagsorden – udsendt på forhånd
2. Møder begynder og slutter til tiden – og man holder sig til emnet
3. Alle deltager er forberedt (har læst dagsorden og bilag på forhånd)
4. Der skrives beslutningsreferat af alle møde, og referatet udsendes umiddelbart efter mødet 
5. Interne møder ligger om eftermiddagen

Arbejdsdagens inddeling

De fleste mennesker er mest produktive tidligt på dagen. Hvis ikke ligefrem om morgenen, så i hvert fald op ad om formiddagen. Så er det da spild af energi, motivation og hjernekraft at bruge formiddagen på mere eller mindre ulidelig møder.

Der er efterhånden flere og flere arbejdspladser, der inddeler dagen i “bånd” på tværs af hele organisationen. For hvis det for alvor skal batte, så skal flest mulige være med.

Man skal lave de bånd – og de tidsafgrænsninger – der passer til arbejdspladsen. Og så er det ikke sikkert det kan bruges til alle medarbejdere hele tiden. Måske enkelte afdelinger, kontorer eller funktioner skal have anderledes bånd end resten af virksomheden.

Så længe man forstår og respekterer de overordnede principper og kender rutinerne i resten af organisationen, så kan det godt komme til at fungere.

Standard-forslag

• Flexbånd indtil kl. 9: Her er tid til at arbejde for dem der møder tidligt – mails, åben dør, stands, samarbejde etc.
• Formiddagsbånd kl. 9-11: Fokustid: ca. 4 x Pomodoro – Husk formiddagspausen
• Frokostbånd kl.11-13: Frokostpause + mails, åben dør, samarbejde etc.
• Mødebånd kl. 13-15: Mødetid (interne møder) – Husk eftermiddagspausen
• Flexbånd efter kl. 15: Her er tid til at arbejde for dem der møder/arbejder sent – Mails, åben dør, samarbejde etc.

Mail: Man har ikke nødvendigvis mailen åben hele dagen. Hvis man tjekker mail, når man møder ind, ved frokosttid og inden man går hjem, er det tilstrækkeligt for de fleste. Det er en anden sag, hvis man sidder i kundeservice, intern service eller it-support.

Åben dør: Det har vist sig, at mange møder kommer i kalenderen, fordi man lige skal tale med en kollega/chef. Så reserverer man 1/2 time (standardmødelængden i Outlook) til noget, der måske kunne klares på 5-10 minutter. Ved at have en politik om perioder med åben dør, sparer man mange småmøder.

Stands: Mange projekter har en daglig rutine om et kort stående – heraf navnet – møde, for lige at tjekke ind med hinanden.

Pomodoro: en stramt tidsstyret teknik til at holde fokus på én enkelt opgave i 25 min. efterfulgt af 5 min. pause. I alt max. 4 gange, hvorefter man holder en længere pause.