Det er en udbredt opfattelse, at mange små pauser i løbet af dagen er spild af tid. Men små, effektive pauser kan være med til at forhindre udbrændthed og kan i sidste ende øge effektiviteten og arbejdsglæden. Læs om hvordan du kan skabe mikropauser i hverdagen.
Mikropauser er vigtige
Tid er ikke den eneste faktor, der påvirker arbejdsmængden i løbet af dagen. Energi er en mindst lige så vigtig faktor. Når man endelig har fundet plads i kalenderen til en opgave, har man ikke energien eller overskuddet til at fuldføre den.
Regelmæssige, korte pauser kan øge energiniveauet og overskuddet, så man løser opgaverne bedre, når man har tiden.
Pauser påvirker ikke kun selve opgaveløsningen. De er også med til at nedsætte risikoen for udbrændthed og dermed stress. Følelsen af udbrændthed og stress har negativ indvirkning på både relationer til kolleger og evnen til at håndtere uforudsigelige og pressede situationer.
Dermed kan pauser altså bidrage til mere arbejdsglæde og bedre opgaveløsning på arbejdspladsen – uanset om de varer et eller ti minutter.
Skab mikropauser i hverdagen
I stedet for at håbe på, at der bliver tid til en kort pause, kan man planlægge, hvornår man tager et øjeblik væk fra skrivebordet. Her er syv råd til at implementere mikropauser i hverdagen.
1. Giv lov til at tage pauser
Mange går med tanken om, at de har for travlt til at tage en pause. Nogle arbejdspladser kan også have opbygget en kultur, hvor pauser ikke er normale. Prøv at udfordre den følelse – uanset om den kommer indefra eller udefra. Anerkend, at det er nødvendigt at holde pauser i løbet af dagen.
Hvis man først begynder at tage små pauser i løbet i dagen, vil flere også føle sig mere tilpasse med at gøre det, og hvis I har en kultur, hvor pauser ikke er velanset, kan I på den måde også ændre den.
2. Saml mails og andet kommunikation
Det kan være fristende at bruge et par minutter her og der på at besvare mails – både fordi det umiddelbart mindsker bunken af mails i indbakken og for at virke så imødekommende som muligt. Men research viser, at det faktisk tager 50 % længere tid at udføre en opgave, hvis man konstant skifter mellem opgaver, end hvis man koncentrerer dig om en ad gangen.
Denne ekstra tid kompenserer man så for ved at arbejde hurtigere. Men at forsøge at arbejde hurtigere skaber kun mere unødigt pres og frustration.
Derfor er det et bedre alternativ at sætte tid af til hver opgave – som for eksempel at læse og besvare mails – end hvis det gøres, når der lige er et par minutter i overskud. Disse minutter kan være bedre givet ud på en mikropause.
3. Nedsæt længden på møder
Der bliver sat 30-60 minutter af til de fleste møder. Prøv at sætte mindre tid af, fx 15-25 minutter ved korte møder og 45-50 minutter ved længere møder. De lidt kortere møder kan gøre, at tiden bliver brugt mere effektivt.
Brug de resterende 5-15 minutter på at strække benene, hente en kaffe eller noget at spise. På den måde får man skabt en mikropause, der giver lidt pusterum på en ellers travl dag.
4. Sæt faste grænser
Hvis det er muligt, bør man sørge for, at planlagte møder ikke går over tid. Ved at være klar og tydelig om, at man har sat tid af til mødet i det aftalte tidsrum – og ikke længere. Så fastlægger man nogle fælles forventninger og rammer. Hvis alle møder bliver længere end aftalt, og man hele tiden møder op til et andet møde lidt for sent, skaber et pres og bliver kun værre i løbet af dagen. De fleste ønsker heller ikke, at møder går over tid, så denne rammesætning kan gavne alle mødedeltagere.
5. Udnyt toiletpauser
Når man alligevel tager en nødvendig toiletpause, kan man med fordel bygge ovenpå og tage en lidt længere pause samtidig. Fx kan man gøre det til en vane at gå en kort tur på trapperne eller hente vand eller kaffe.
6. Planlæg pauser og sæt påmindelser
Planlæg korte pauser på de tidspunkter af dagen, hvor energien er lavest. Fx oplever mange, at de har allermindst energi ved 15-tiden.
Ved at lægge en pause der, hvor man oplever træthed eller koncentrationsbesvær, kan man i stedet se frem til tidspunktet og måske en kop kaffe og en lille snack. Sæt evt. påmindelser, når man skal holde en pause, så de ikke fordufter.
En anden måde at minde dig selv om at holde en pause, er ved at have visuelle påmindelser i form af for eksempel kaffekrus, vandflaske eller post-it med pausetiderne på din computerskærm.
7. Hav en go-to-rutine for uventede pauser
Hvis der spontant opstår pauser i løbet af dagen, kan det være en fordel at have en lille rutine klar, til når det sker. Det kan være alt fra en kort gåtur, et besøg ved en kollegas skrivebord eller at lytte til lidt musik. Der er frit valg.
De syv råd kan hjælpe med at skabe rum til mikropauser i hverdagen, så man bedre kan fokusere, når man er til møder, løser opgaver eller besvarer mails.
Denne artikel er inspireret af Rebecca Zucker, ledelsescoach:
”Don’t Underestimate the Power of Small Breaks During a Busy Workday” for Harvard Business Review
Nyhedsbrevet STRESS NED inspirerer til at veksle stress til trivsel
og skabe et arbejdsliv, der er til at holde ud at være i.
Er det ikke dét, vi alle drømmer om?
Kommer i din indbakke hver 2. torsdag