Indbakken eksploderer – tag en MÅKEG

Hvis indbakken eksploderer, hver gang du åbner den, har du brug for MÅKEG. Du tror nok MÅKEG er en stavefejl, men det er det ikke. Det er en metode til at få styr mails i din indbakke. MÅKEG betyder: Mails Åbnes Kun Én Gang.

Vi kender alle sammen til at åbne indbakken og konstatere, at antal ulæste beskeder igen er vokset. Man læser måske de første, svarer på én der er vigtig, bliver afbrudt af noget andet og hopper ud af mailprogrammet. Næste gang man åbner mailen igen, er antal nye beskeder yderligere vokset. Hvad skal man stille op? HJÆLP!

Du skal indføre en ny vane: MÅKEG – Mails Åbnes Kun Én Gang. Dvs. at når du åbner en mail, tager du straks stilling til, hvad der skal ske med den, og gør det med det samme!

Indbakken flyder over med mails

Groft sagt kan mails inddeles i nogle få kategorier med hver sin handling:

• Slettes: Mails med marketing eller andet, som ikke kræver nogen som helst handling fra dig:
  Dem kan du roligt slette med det samme.
• Videresendes: Mails som skal behandles af en anden:
  Dem videresender du med det samme, evt. med en bemærkning.
• Arkiveres: Mails med informationer, som du skal vide og kunne genfinde, men som ikke kræver handling lige nu:
  Dem flytter du til en relevant arkivmappe med det samme.
• Besvares: Mails der kræver et svar fra dig:
  Hvis du kan gøre det hurtigt, svarer du med det samme — ellers:
  Flyt mailen til en To-Do-mappe og besvar den, når du har bedre tid.
  Husk at holde øje med evt. deadlines — måske skal der sættes en frist eller et flag på mailen?
• Nyhedsbreve: Mails som indeholder nyhedsbreve:
  Flyttes til en anden mappe, hvorfra du kan læse dem, når du har tid.
  1) Sæt evt. regler op, så mailsystemet automatisk flytter dem til den rigtige mappe.
  2) Hvis du ikke rigtig får prioriteret at læse dem, skal du nok bare afmelde dem.

På denne måde får du tømt din indbakke, hver gang du åbner den. Og du véd, at du ikke har overset noget vigtigt. MÅKEG!

Den første gang

Hvis du allerede har mange mails i din indbakke, skal du nok sætte god tid af til at gennemgå den én af de første dage. Men ved at bruge MÅKEG i det daglige, sikre du dig mod at problemet opstår igen.h

OBS! Hvis du er ansat i det offentlige gælder særlige krav om journalisering af visse mails. Du bør lave en rutine, så du hyppigt og nærmest automatisk journaliserer de relevante mails. Tilsvarende har større private virksomheder måske regler om arkivering. Automatiser processerne, så du ikke skal bruge energi og tid på det.