Fokuseret arbejdstid

Fokuseret arbejdstid uden forstyrrelser

Flere arbejdspladser har indført fælles, fokuseret arbejdstid på tværs af kontorer og afdelinger. Man har simpelthen sat tid af i hver enkelt medarbejders kalender til at arbejde uden forstyrrelser, møder, snak etc. Det gør man for at imødegå nogle af udfordringerne ved at arbejde i storrumskontorer

En af udfordringerne i en travl arbejdsdag er at få tid til rent faktisk at kunne passe sit arbejde. Der er møder, telefoner der ringer, snakkende kolleger osv. Problemet bliver kun større, desto flere der sidder på samme kontor.

Medarbejderne når ganske enkelt mere – og med færre fejl – når de ikke hele tiden bliver afbrudt. Samtidig opdager flere og flere Pomodoro-teknikken, og bliver glade for den: for den virker!

Pomodoro kort fortalt

Det er egentlig tilfældigt, at metoden kaldes Pomodoro. Det betyder bare tomat, og var formen på det minutur der tilfældigvis var til rådighed.

Metoden går ud på, at man sætter et minutur til 25 minutter, og så arbejder man fokuseret med den valgte opgave, indtil uret ringer. Så holder man en kort pause, og så tager man en ny Pomodoro. Max. 4 gange. Så skal man have en lidt længere pause, eller måske skifte til en anden type arbejde.

Rammerne skal være på plads

• Alle på kontoret/i afdelingen/på arbejdspladsen sætter en fælles tidsramme af – dagligt eller et par dage om ugen.
  Også cheferne – de skal som minimum gå med på ikke at forstyrre medarbejderne i tidsrummet.
  Hvis de ikke selv vil arbejde i Pomodoro, kan de måske holde chefmøder i tidsrummet.
• Alle telefoner slukkes/sættes på lydløs – helt lydløs!
• Alle notifikationer slås fra på pc’en – mailprogrammer, chats etc. lukkes ned.
  De fleste styresystemer (Windows, IOS etc.) har en feature der hedder Forstyr ikke/Fokuseret tid.
  Brug den.

En Pomodoro – sådan

• Hent kaffe/te/vand
• Sæt timeren til 25 minutter
• Sæt igang
• Når tiden er gået, rejser du dig fra din plads, går lidt rundt, henter frisk kaffe etc.
• Og så er det tilbage til skrivebordet for en ny Pomodoro på 25 minutter

Efter 4 Pomodoro, er det tid til en længere pause, frisk luft, snak med kolleger, frokost eller tilsvarende.

Jeg har en længere artikel om Pomodoro her.

Arbejdsdagen som helhed

Det er ikke meningen, at hele arbejdsdagen skal struktureres på denne måde. Der skal også være tid til møder, samarbejde, kundebetjening, erfaringsudveksling, frokost- og kaffepauser, og alt hvad der ellers hører en arbejdsdag til.

Man kunne fx lægge et fælles Pomodoro-bånd ind om formiddagen mellem kl. 9 og kl. 11 – eller hvordan det nu passer med arbejdstiderne.

Tilsvarende kan man lægge et fælles møde-bånd ind om eftermiddagen mellem kl. 13 og kl. 15. Alle faste, fælles møder placeres i mødebåndet – og det er også her gruppearbejde, team-arbejder etc. placeres.

På de rent administrative arbejdspladser kan man lettere organisere arbejdsdagen ens for alle. Mens man for de funktioner der har kundebetjening, support, telefonpasning osv. må være mere fleksible. Her må man skiftes til at være på i front-office og arbejde i back-office. Man må tilpasse sig kerneforretningen.

Hvis man er en meget lille virksomhed, kan det nok være svært at finde til til fokuseret arbejdstid. Men det betyder ikke, at det er umuligt. Skal man fx svare telefonen i hele åbningstiden, eller kunne man have telefontid i en begrænset del af åbningstiden? Eller kunne man lade telefonsvareren passe telefonen, der hvor der er mindst press på telefonen? Om det så bare er et par timer om ugen.

Fokuseret arbejdstid højner kvalitet og arbejdsglæde

De arbejdspladser som har indført fokuseret arbejdstid, har erfaret, at kvaliteten af det udførte arbejde er steget. Ikke så underligt, at man laver færre fejl, når man ikke hele tiden bliver forstyrret i sit arbejde.

En forstyrrelse på bare nogle få minutter betyder, at medarbejderen skal bruge ca. 25 minutter på at finde tilbage til sin opgave, sin tankerække og sit flow. Det er værd at tænke over næste gang, man afbryder nogen med “har du lige 2 minutter”, eller “må jeg spørge dig om noget”. Det er ALDRIG kun 2 minutter.

Den fokuserede arbejdstid betyder også, at medarbejdernes arbejdsglæde stiger. De melder om, at de når mere af deres arbejde og føler, de kan gå hjem med god samvittighed.