Den største grund til stress på arbejdspladsen?

Der mangler tid til opgaverne!

Når man spørger medarbejderne på stressramte (eller bare meget travle eller pressede) arbejdspladser om, hvad de mener er årsagen, kan svaret meget ofte koges ned til et enkelt udsagn: Vi har ikke tid til vores arbejdsopgaver.

De 3 hyppigste grunde til manglende tid

Årsagerne – og bud på løsninger – kan være mange, men når man man dykker lidt ned i det, så er der 3 forhold der går igen:

• Manglende arbejdstid: Skab mere reel arbejdstid – tid til at arbejde fokuseret uden afbrydelser 
• Uklarhed om opgaveporteføljen: Etablér et samlet overblik over opgaverne, og en proces for hvordan de kommer på to-do listen
• Alt er vigtigt og intet bliver færdigt: Udarbejd tydelige prioriterings- og succeskriterier

Skab mere reel arbejdstid

Der er mange metoder til at skabe mere reel arbejdstid. Tidligere valgte man næsten altid at skære i pauserne. Men dem er der ikke flere af tilbage, nu hvor det ikke er usædvanligt at holde frokostmøder, spise “skuffe-mad” osv. Det har ikke løst problemet, og det er heller ikke hensigtsmæssigt. Pauser er en forudsætning for at man kan arbejde bedre, også sidst på dagen.

I stedet bør man kigge på de ting som “æder” arbejdstiden. Hvorfor oplever så mange, at de mangler tid til opgaverne? Svaret er ofte: Konstante afbrydelser (den største ulempe ved storrumskontorer) og møder. Mange (alle?) oplever, at de skal deltage i møder hele tiden. Så bliver der ikke tid til så meget andet.

Hvis man vil skabe mere reel arbejdstid, må man prøve noget andet.

Mere reel arbejdstid – de 3 F’er

• Fælles Fokustid – jo mere udbredt, desto større effekt
• Færre, men bedre møder
• Faste pauser – ingen kan arbejde uden pauser, men mange prøver

Etabler et samlet overblik over opgaverne

Mange oplever at arbejdsopgaver bare dukker op: En mail, en henkastet bemærkning fra chefen, på et møde. Hvis man har et værktøj til opgaver, er det ikke alle der bruger det – slet ikke chefer – og hvad så med de opgaver man allerede arbejder på?

Når man begynder at tale om det, viser det sig, at det måske ikke var meningen, at opgaven skulle løses med det sammen. “Afsenderen” ville bare tømme sin to-do-liste eller indbakke, og var ikke klar over, hver meget det forstyrrede arbejdsgangen.

Derfor skal man skabe et fælles, samlet overblik over opgaverne: Hvilke er der, hvilke er vigtige, hvilke kan vente, hvilke er i gang?

Det er derfor store fordele ved at benytte er fælles, elektronisk værktøj, som alle har adgang til. Fx sådan, at alle kan se og oprette opgaver, mens kun nogle få kan prioritere og uddelegere opgaver. Transparens giver ro.

Dernæst skal der være en fast, regelmæssig og kendt proces for prioritering af opgaverne. Om det sker 1 eller 2 gange om ugen eller hver 14. dag, kommer an på behovet på den enkelte arbejdsplads.

Endelig er det lidt undervurderet at sørge for, at der er et tydeligt display af de opgaver der er prioriteret og i gang. Det giver fokus (for medarbejderne) og klarhed (for alle andre). Så skal man heller ikke forstyrre hele tide med spørgsmål til fremdrift: alle kan selv se det og følge med.

Overblik over opgaverne

• Et fælles online værktøj: fx Jira, Trello eller SharePoint (Der finder mange andre; bare vælg ét – for hele organisationen)
• Fast proces for hvorfra, hvordan og hvornår opgaver kommer ind på to-do-listen
• Display af igangværende opgaver: fx storskærm eller whiteboard – skaber fokus i sig selv

Udarbejd tydelige prioriterings- og succeskriterier

Hvis alting er vigtigt, er ingenting vigtigere end andet. Det passer jo ikke. Der er altid noget der er vigtigere end noget andet. Derfor skal man bruge tid på at prioritere opgaverne, og så løse de vigtigste først.

Man skal derfor etablere nogle fælles, kendte og accepterede prioriteringskriterier. Der er mange metoder hertil, og det vigtigste er, at man bruger de metoder, der passer til virksomheden.

I samme forbindelse må man tale om succeskriterierne: Hvornår er en opgave færdig og kan lukkes? Ellers kan opgaverne blive ved i det uendelige, i jagten på det bedste, mest optimale, perfekte slutprodukt. Men som mange vil vide: Det perfekte er en illusion!

I stedet skal man tale om, hvornår “godt nok” er godt nok. Det er det næsten altid.

I visse kredse taler man om at 80% er godt nok, i erkendelse af at 80:20-reglen også gælder her: Man risikerer at bruge 80% af tiden på de sidste 20%. Stop mens legen er god.

I musikverdenen taler man ofte om “Good Enough for Jazz”. Det betyder, at man stemmer instrumenterne, så samspillet lyder godt. Uden at stemme alle instrumenterne op mod kammertonen. Det kan man gøre i et symfoniorkester, eller når man skal lave en pladeindspilning. Men til en hverdags-øver eller endda en live-optræden i et mindre band: Good enough for jazz.

Desuden skal der være en proces for prioriteringen: Tidspunkt, frekvens og beslutningskompetence.

Prioritering og afslutning af opgaver

• En fast tidspunkt for prioritering
• Fælles metode for prioritering
• Kendte succes-kriterier: hvornår er en opgave færdig

Hvad gør du så nu?

Synes du det lyder ligetil? Sæt i værk!

Synes du det lyder som noget, I skal have lidt mere hjælp til? Så er kan I fange mig på mailen lige her: